Privacyverklaring

1. Identiteit en contactgegevens

Frame Productions is de commerciële naam van de studentenonderneming Vercammen Owen, met ondernemingsnummer BE1031215116. E-mail: info@frameproductions.be Frame Productions treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Frame Productions in het kader van haar activiteiten, waaronder videoproductie, fotografie, social media content, grafische vormgeving en freelancedienstverlening aan andere productiehuizen.

3. Categorieën van persoonsgegevens

Frame Productions verwerkt volgende categorieën van persoonsgegevens:

3.1 Klanten en opdrachtgevers

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• adres
• btw-nummer

3.2 Personen zichtbaar of hoorbaar in producties

• beeldmateriaal (foto en video)
• audiomateriaal

3.3 Figuranten en deelnemers aan producties

• naam
• geboortedatum
• woonplaats
• telefoonnummer
• e-mailadres
• kopie identiteitsdocument
• handtekening

4. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:

• opmaak en opvolging van offertes en overeenkomsten
• facturatie en boekhoudkundige verplichtingen
• communicatie in het kader van opdrachten
• uitvoering van audiovisuele en creatieve producties
• archivering van projecten
• promotie en portfolio van Frame Productions

Bij promotioneel gebruik worden geen persoonsgegevens van contactpersonen gepubliceerd, tenzij hiervoor voorafgaand een specifieke schriftelijke toestemming werd verkregen.

5. Rechtsgronden voor verwerking

Frame Productions baseert de verwerking van persoonsgegevens op één of meerdere van volgende rechtsgronden:

• uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen
• naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoudkundige verplichtingen
• gerechtvaardigd belang, met name voor portfolio, promotie en archivering
• toestemming van de betrokkene, wanneer wettelijk vereist Voor opnames in publieke ruimtes en gebruik van sfeerbeelden wordt een beroep gedaan op het gerechtvaardigd belang om activiteiten te documenteren en promoten.

6. Verantwoordelijkheid van de opdrachtgever

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor:

• het informeren van alle betrokken personen over de verwerking van hun persoonsgegevens
• het verkrijgen van de vereiste toestemmingen met betrekking tot portretrechten en privacy
• het naleven van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming

Frame Productions mag erop vertrouwen dat de opdrachtgever deze verplichtingen naleeft en kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.

7. Gebruik van beeldmateriaal

Frame Productions verwerkt en gebruikt beeldmateriaal in het kader van haar activiteiten.

• beelden kunnen gebruikt worden voor uitvoering van de opdracht en eigen promotie
• bij bezwaar tegen gebruik van beelden wordt in eerste instantie verwezen naar de opdrachtgever
• Frame Productions kan, indien nodig, bemiddelen door contact op te nemen met de opdrachtgever

Bij minderjarigen ligt de verantwoordelijkheid voor toestemming bij de opdrachtgever of wettelijke vertegenwoordiger.

8. Bewaartermijnen

Frame Productions hanteert volgende bewaartermijnen:

• klant- en facturatiegegevens: 7 jaar na de laatste factuur bewaard in het facturatiesysteem
• audiovisueel materiaal: standaard bewaartermijn van 2 jaar
• in de praktijk kan materiaal langer bewaard blijven voor archivering en portfolio Gegevens kunnen op schriftelijk verzoek verwijderd worden, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang zich hiertegen verzet.

9. Delen van persoonsgegevens met derden

Frame Productions kan persoonsgegevens delen met derden in het kader van haar activiteiten:

• freelancers en partners betrokken bij producties
• boekhoudkundige dienstverleners
• softwareleveranciers Freelancers krijgen geen toegang tot klantgegevens, tenzij strikt noodzakelijk. Zij kunnen wel toegang krijgen tot beeldmateriaal. Sommige freelancers maken gebruik van eigen systemen of opslag.

Frame Productions maakt gebruik van onder meer volgende tools:

• Adobe
• Google Workspace
• Microsoft Workspace
• Krock.io
• Dexter

Voor zover persoonsgegevens verwerkt worden buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit met passende waarborgen zoals voorzien door de AVG.

10. Beveiliging van gegevens

Frame Productions neemt passende technische en organisatorische maatregelen:

• opslag op beveiligde toestellen en externe harde schijven
• gebruik van wachtwoorden en toegangsbeperkingen
• back-ups van data
• beperkte toegang tot gegevens voor geselecteerde partners

11. Datalekken

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zal Frame Productions:

• de situatie onderzoeken en beperken
• betrokken partijen tijdig informeren indien vereist
• handelen in overeenstemming met de geldende meldingsplicht

12. Rechten van betrokkenen

Elke betrokkene heeft het recht om:

• inzage te krijgen in zijn persoonsgegevens
• onjuiste gegevens te laten verbeteren
• gegevens te laten wissen
• verwerking te laten beperken
• bezwaar te maken tegen verwerking
• gegevensoverdraagbaarheid te vragen, voor zover van toepassing

Aanvragen kunnen gericht worden aan: info@frameproductions.be Frame Productions kan vragen om identiteit te verifiëren alvorens een verzoek te behandelen.

13. Klachten

Indien een betrokkene van mening is dat zijn rechten geschonden worden, kan hij een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

• Gegevensbeschermingsautoriteit

14. Communicatie

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor projectgebonden communicatie, nieuwsbrieven of commerciële e-mails.

15. Eigendom en rechten op creaties

Alle door Frame Productions gemaakte beelden en creaties blijven eigendom van Frame Productions. Klanten kunnen beelden opvragen, eventueel tegen vergoeding, zonder overdracht van auteursrechten. Frame Productions behoudt het recht om gebruik van beelden te beperken indien dit haar reputatie schaadt.

16. Wijzigingen

Frame Productions behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is steeds van toepassing. Opgesteld op 19 april 2026 te Niel, Emile Vanderveldelaan 21b, door Frame Productions.